Quando o assunto é gerenciar múltiplas informações muitas pessoas recorrem às planilhas de Excel. O motivo é simples: com um design simples e intuitivo, o manuseio parece ser vantajoso. Mas será que é mesmo?
Os gestores lidam diariamente com o dilema de fazer mais em menos tempo. Nesse ímpeto, é comum que alguns deles preferiam utilizar o Excel para armazenar dados de diversos setores. Só que apesar dos pontos positivos, o Excel esconde algumas armadilhas.
Quer saber quais são elas? Confira a seguir três motivos para você ficar atento ao monitorar o negócio por meio das planilhas de Excel.
Divergência dos dados
Cada departamento tem uma necessidade diferente. Quando essa singularidade não é respeitada o gerenciamento das informações fica comprometido.
Por exemplo: você está em uma reunião e precisa apresentar a quantidade de entradas e saídas realizadas no último mês. Ao consultar a planilha de Excel, você se depara com um número menor do que tinha em mente. Será que você estava errado no seu palpite?
Não exatamente. O que pode ter acontecido é que houve um ruído na comunicação e alguém do financeiro retirou as notas referentes às devoluções. Para eles essa informação não tem utilidade, mas para você tem.
Informações conjuntas nas planilhas de Excel
Apesar de funcionar conjuntamente, cada área de uma empresa deve ser analisada de maneira individual. Somente assim o gestor consegue fazer uma avaliação minuciosa do negócio.
Quando o administrador reúne esses dados em uma única planilha essa divisão pode ficar comprometida. Isso acontece sobretudo quando as informações estão na mesma aba.
O processo decisório precisa de celeridade e assertividade para trazer os resultados esperados. Por conta disso, é necessário levar em consideração as fragilidades do Excel antes de fazer dele a principal ferramenta de gestão empresarial.
Rastreabilidade difícil
A consulta a dados antigos é muito conveniente. Essa checagem ajuda a entender melhor o desempenho do negócio e o impacto de variáreis como a sazonalidade. No entanto, essa alternativa é mais complicada para quem utiliza as planilhas de Excel.
A partir do momento que o usuário faz uma alteração e salva o documento, tudo o que estava ali é perdido. Depois disso, a única maneira de recuperá-lo é por meio de versões arquivadas em back-up.
Além disso, as planilhas de Excel estão sujeitas à uma série de variáveis. Por exemplo: se houver um problema no computador e o arquivo corromper, a equipe terá de recomeçar o controle praticamente do zero.
As planilhas de Excel conseguem ser efetivas quando utilizadas para uma função simples. Agora, para fins empresariais, que exigem mais detalhamento e cuidado, é melhor considerar outras alternativas antes de bater o martelo.
Uma saída que muitos gestores têm encontrado é a implantação de sistemas de gestão inteligentes. Assim, eles conseguem trazer mais praticidade, agilidade e produtividade para suas empresas.
Entretanto, como dissemos no início deste artigo, o Excel tem as suas vantagens. E você pode perfeitamente explorar as planilhas de Excel e, ainda por cima, minimizar os impactos negativos. Sabe como? Criando planilhas mais atraentes.
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