Os bons resultados das empresas dependem da melhora do faturamento e do lucro, mas o que nem sempre é percebido por muitos é a importância de se ter uma gestão estratégica dos custos, uma vez que estes geram impactos diretos no lucro das empresas.
Muitas vezes, no momento da escolha de quais custos reduzir a primeira opção é cortar os custos diretos, aqueles ligados ao core business da empresa, uma vez que eles estão sempre sendo mais monitorados. Porém, por estarem diretamente relacionados ao principal negócio da empresa o seu potencial de ganho é pequeno e apenas de longo prazo. Além disso, a maioria das empresas já fazem isso, o que não o torna um diferencial competitivo. A estratégia é cortar custos indiretos: aluguéis, contas de água, telefone, dentre outros.
Tendo a importância desse fator na sustentabilidade financeira das empresas, veja abaixo algumas maneiras práticas de como reduzir os custos.
- Analisar de forma efetiva e periódica seus custos: em um movimento de desespero para reduzir custos, é comum que as empresas comecem a fazer cortes sem critérios, o que acaba por não otimizar o processo de redução de custos. Para isso não acontecer, deve-se fazer um levantamento de todos os custos da empresa e manter um histórico deles, realizando cortes naqueles que têm menos participação no lucro. O que deve ser cortado é aquilo que não afeta nem a produtividade da empresa e nem o bem-estar dos funcionários.
- Otimizar a jornada de trabalho: aumentar a produtividade da sua equipe, ou seja, otimizar as horas que são trabalhadas trazem benefícios mútuos: ganha a companhia, que economiza com hora extra e energia elétrica, e o trabalhador, que tem mais qualidade de vida. Essa foi a aposta da OQVestir. As sócias Rosana Sperandéo e Mariana Mendes Medeiros orientam os empregados a não acessar redes sociais durante o horário de trabalho e a moderar nas pausas para almoço e cigarro. “Em vez de trabalhar por longas horas, fazemos um período mais compacto e eficiente”, afirma Rosana.
- Faça um processo de recrutamento e seleção efetivo: hoje sabemos que investir em recrutamento e seleção fica muito mais barato do que pessoas selecionar apenas pelo seu conhecimento técnico elevado, porém sem perspectivas de permanências ou crescimento da empresa. Coloque no papel os custos da rescisão de contrato e some a isso os gastos com contratação e treinamento de novo pessoal em um processo cíclico. Passe a selecionar pessoas que se identifique e tenha os valores da sua empresa, criando um time que vai se perpetuar por mais tempo e sempre trabalhando para o melhor da sua empresa.
- Negocie as tarifas bancárias: uma grande parte da receita da empresa é usada para pagar tarifas bancárias. O que poucos sabem, no entanto, é que essas tarifas podem ser renegociadas com o banco. Para conseguir uma redução, é necessário ter controle do caixa e estar em dia com os pagamentos. Essa é uma excelente forma de reduzir custos.
- Procure os menores preços: não compre sem pesquisar. Aposte nas pesquisas de fornecedores mais baratos (na medida, é claro, que não perca qualidade) e tente sempre barganhar preços. Estudos mostram que fornecedores de materiais similares podem apresentar uma discrepância de preço de 100%.
- Materiais de escritórios: você sabia que a grande maioria das empresas conseguiria funcionar perfeitamente com 60% dos materiais de escritório que ela possui? Faça um corte nos seus materiais, se não for de 40% que seja de um pouco menos, baseado em suas análises sobre os recursos das empresas. Em certas empresas é o próprio fornecedor que faz os levantamentos dos materiais a serem comprados. Salve raras exceções, nunca deixe que um fornecedor orce os próprios produtos que vai vender.
- Analise o fluxo de caixa: analise o seu fluxo de caixa dos últimos anos e detecte em quais meses houveram queda nas vendas ou recebimentos, tentado encontrar alguma sazonalidade na qual sua empresa está sujeita. Com essa informação, você pode negociar melhores prazos de pagamento para suportar esses meses de baixa sem ter que pagar juros mais altos, aumentando sua margem de lucro.
- Fornecedores: normalmente eles correspondem a uma grande parcela dos gastos, em muitas companhias essa proporção chega a ser de 50% à 70%. Raramente ela é inferior a 20%. Supondo que os bens e serviços comprados por uma determinada empresa correspondem a 50% de seus gastos, e você faça uma economia de 8%, sua margem de lucro será aumentada em 4%; o que em termos de lucratividade apresenta um grande impacto. Portanto é importante que seja adotada a prática de negociar melhores preços, evitando aceitar reajustes de preços de forma frequente; fazer cotação de preços com outros possíveis fornecedores; descobrir de quem seus concorrentes comprar e que preço pagam e usar essa informação para barganhar com o fornecedor de seu concorrente; assinar apenas contratos necessários e importantes, uma vez que estes representam um custo fixo que pode se tornar desnecessário mais tarde.
- Adote um software de gestão integrada: em vez de manter diversos softwares para gerenciar estoque, finanças, recursos humanos e outras funções da empresa, considere o uso de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que faz a gestão integrada do negócio. O uso de apenas um software otimiza os processos e reduz a oneração, uma vez que evita-se pagar várias licenças de uso, centralizando este tipo de gasto com apenas uma ferramenta.
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Texto adaptado de Marina Perrupato Mendonça e Yule Mares